关于认真做好2020年度文件材料归档工作的通知

 

各二级学院、部门、资产经营公司：

2020年度文件材料归档工作即将开始，为了确保此项工作顺利进行，现将有关归档事项通知如下：

一、归档范围

2020年度各立卷部门在教学、科研、管理等各项工作中形成的有保存价值的党群、行政、教学、出版、外事、科研、设备、基建、会计、声像、实物等方面的材料。其中包括校党政会议记录、大事记、领导重要讲话稿、重要的年报、协议合同、重要会议资料和重大活动材料等。(详见党政办网页档案室业务指导栏)

二、归档时间

3月30日前，各部门务必将归档材料按要求移交学校档案室。

三、归档要求

1、归档材料必须齐全、完整。任何部门不得以工作需要为由擅自滞留应归档的文件材料。各兼职档案员应根据本部门工作职能，结合学校规定的归档范围（党政办网页查看）切实做好归档材料的收集工作，确保齐全、完整。同时做好初步鉴定，不得将不归档材料擅自归档。

2、学校（包括二级学院）的发文，应同发文签发单一起归档，电子文件通过OA系统归档。科研、基建、设备、会计等档案，按相关要求进行归档。

3、归档的材料必须字迹清楚，签署完备、纸张大小符合规范要求。

4、归档材料必须是原件。

5、请示与批复、正件与附件要保持完整。

6、数码照片要冲冼一份归档，一次活动的照片选择3-5张归档，并写好文字说明，包括时间、地点、人物、内容、背景等要素。

7、各兼职档案员须将归档材料按要求条目式输入部门数据库，同时移交纸质档案。

四、归档手续

各兼职档案员打印归档文件目录，一式二份，与档案一起移交学校档案室，双方核对无误，签字办理交接手续。

文件材料归档是做好学校档案工作的基础，请各部门领导予以重视，安排好兼职档案员时间，如遇兼职档案员调离岗位或退休的要抓紧落实，重新明确。各部门兼职档案员要切实负起归档责任，保质保量如期完成，如有业务上的问题可及时与档案室邵老师联系,联系电话：56700013。

 

 

     党政办公室

                                   2021年3月1日