各教学单位、各部门：

 

2014年度文件材料归档工作即将开始，为了确保此项工作顺利进行，现将有关归档事项通知如下：

 

一、归档范围

 

2014年度各部门在教学、科研、管理等各项工作中形成的有保存价值的党群、行政、教学、出版、外事、科研、设备、基建、会计、声像、实物等文件材料。

 

二、归档时间

 

4月10日前各部门务必将归档材料移交学校档案室。

 

三、归档要求：

 

1、归档材料必须齐全、完整。任何部门不得以工作需要为由擅自滞留应归档的文件材料，各兼职档案员应根据本部门职能及学校规定的归档范围切实做好收集工作，确保归档材料的齐全、完整。同时作好初步鉴定，不得将不归档的材料擅自归档。

 

2、学校（党委）发文，纸质文件双套归档，电子文件刻录光盘归档，部门发文只归档一份。任何文件必须附有底稿。（如底稿没有修改痕迹的，只需附发文稿子。）

 

3、归档的材料必须字迹清楚，签署完备、纸张大小符合规范要求。

 

4、归档材料必须是原件。

 

5、照片、光盘档案必须写好文字说明，包括时间、地点、人物、内容、背景等要素。

 

6、各相关部门特别要加强对重大活动档案的收集，如学校的党代会会议材料。

 

7、各兼职档案员须将归档材料按要求条目式输入部门数据库，同时移交纸质档案。

 

四、归档手续：

 

各兼职档案员打印归档文件目录，一式二份，与档案一起移交学校档案室，双方核对无误，签字办理交接手续。

 

文件材料归档工作是做好学校档案工作的基础，请各部门领导予以重视，安排好兼职档案员时间，如遇兼职档案员调离岗位或退休的要抓紧落实重新明确。各部门兼职档案员要切实负起归档责任，保质保量如期完成，如有业务上的问题可及时与档案室联系。

 

 

党 政 办 公 室

 

                              2015年3月9日